MS OFFICE & APPLICATIONS-Introduction of MS-Excel
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का परिचय (Introduction to MS-Excel)
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक स्प्रेडशीट है, जिसे माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विंडोज, मैकओएस (macOS), एंड्रॉइड और आईओएस (iOS) के लिए विकसित किया गया है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जो संख्यात्मक (न्यूमेरिकल) डेटा को रिकॉर्ड और विश्लेषण करने के लिए उपयोग किया जाता है।
एक स्प्रेडशीट कॉलम्स और रो (columns and row ) का संग्रह होती है जो एक तालिका बनाती है। एक स्प्रेडशीट में जिस स्थान पर कॉलम्स और रो (columns and row ) मिलते हैं वह सेल (Cell) कहलाता है।
एक्सेल एक कम्प्यूटरीकृत स्प्रेडशीट है जो आपको निम्नलिखित कार्य करने की अनुमति देता है:
- डेटा एंट्री करना।
- पूर्ण गणना करना ।
- ग्राफ डेटा बनाना ।रिपोर्ट विकसित करने।
- वेब पर उपयोग के लिए एक्सेल फाइलें बनाने आदि।
1. वर्कशीट्स (Worksheets)
- वर्कशीट्स आपको संख्याओं और टेक्स्ट जैसे डेटा में एंट्री करना, गणना करना, बदलाव करना और विश्लेषण करने की अनुमति देते हैं।
- इन्हें कभी-कभी वर्कशीट के बजाय स्प्रेडशीट के रूप में संदर्भित किया जाता है।
2. चार्ट (Charts)
- चार्ट डेटा को चित्रों के सहित रिप्रेजेंट करने का एक माध्यम है।
- इस सुविधा का उपयोग विभिन्न प्रकार के दो-आयामी (Two -Dimensional ) और तीन-आयामी (Three - Dimensional) चार्ट बनाने के लिए किया जा सकता है।
- Excel कई अलग-अलग किस्मों में चार्ट बनाना आसान बनाता है, जैसे - बार चार्ट, लाइन चार्ट या कॉलम चार्ट।
3. डेटाबेस (Databases)
- डेटा को मैनेज करने के लिए डेटाबेस का उपयोग किया जाता है।
- इस सुविधा के साथ, आप वर्कशीट में दर्ज किए गए डेटा को सॉर्ट कर सकते हैं।
- डेटाबेस का उपयोग करके विशिष्ट डेटा की खोज करना भी संभव है।
- डेटाबेस फ़ंक्शन का उपयोग उन सेल्स में सबटोटल करने के लिए भी किया जाता है जो विसिष्ट मानदंडों को पूरा करते हैं।
एक्सेल में उपयोग होने बाली कुछ महत्वपूर्ण शब्दाबली –
Write the components of spreadsheets in MS Excel
वर्कबुक (Workbook)
- वर्कबुक को नोटबुक की तरह व्यवस्थित किया जाता है।
- प्रत्येक वर्कबुक के अंदर एक वर्कशीट होती हैं।
- प्रत्येक वर्कशीट का नाम शीट के टैब पर दिखाई देता है।
सेल (Cell)
- यह प्रत्येक कॉलम एंड रो का इंटरसेक्शन (मिलने का स्थान) है।
- यह वह क्षेत्र है जहां डेटा दर्ज किया जाता है।
सेल रिफरेन्स (Cell Reference)
- यह एक सेल का यूनिक एड्रेस है।
- कॉलम का नाम पहले दिखता है।
- उसके बाद रो का नाम दिखता है।
- सेल रिफरेन्स के उदाहरण A1 और B1 हैं।
एक्टिव सेल (Active Cell)
- वह सेल है जहां डेटा डाला जा सकता है।
- सक्रिय सेल के चारों ओर एक काली आउटलाइन दिखाई देती है।
ग्रिडलाइन (Gridlines)
ये एक वर्कशीट में हॉरिजॉन्टल और वर्टीकल रेखाएँ हैं यह सेल्स को देखना और पहचानना आसान बनती है
वैल्यूज (Numbers) (Values )
- वैल्यूज एक मात्रा (क़्वान्टिटी) को दर्शाते हैं।
- वैल्यूज के उदाहरण 378, 25.275, -55 हैं।
टेक्स्ट (Text)
- टेक्स्ट अक्षरों, प्रतीकों, संख्याओं और स्पेस का एक संयोजन है।
- डेटा को डिस्क्राइब करने के लिए टेक्स्ट का उपयोग किया जाता है।
फ़ॉर्मूलास (Formulas)
ये गणित के फ़ॉर्मूलास हैं जिनका उपयोग मूल्यों की गणना के लिए किया जाता है।
वे हमेशा एक बराबर (=) चिन्ह के साथ शुरू करते हैं। जैसे कि
जोड़ करने के लिए (= B1 + B2)।
घटाव करने के लिए (= B1 - B2)।
गुणा करने के लिए (= C9 * B9)।
भाग करने के लिए (= C9 / B9)
फंक्शन (Function)
- यह एक्सेल के डेटाबेस में पहले से सेव किये गए सूत्र है।
- यह आमतौर पर उपयोग की जाने वाली गणनाओं के लिए फ़ंक्शंस शॉर्टकट हैं।
- SUM फ़ंक्शन रो और कॉलम में मानों को योग करता है।
- AVERAGE फ़ंक्शन रो और कॉलम में संख्याओं का औसत निकलने के लिए है।
एक्सेल को स्टार्ट कैसे करें -
पहला तरीका -
आपके कंप्यूटर के डेस्कटॉप पर या टास्क बार में एक्सेल का शॉर्टकट हो तो उस पर डबल क्लिक करें। (टास्कबार में सिंगल क्लिक )
दूसरा तरीका -
विंडोज के स्टार्ट बटन पर क्लिक करें - आल प्रोग्राम्स पर क्लिक करें - फिर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पर क्लिक करें और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल को सेलेक्ट कर के क्लिक करें।
तीसरा तरीका -
विंडोज कि सर्च बार में एक्सेल (Excel) टाइप करें और सर्च रिजल्ट में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल आएगा जिस पर सिंगल क्लिक कर के खोल सकते हैं।
अब MS एक्सेल के सभी मेनू और लेआउट को विस्तार से पढ़ते हैं
1. फाइल मेनू या ऑफिस बटन (File Menu of Office Button)
न्यू (New) :- यह कमांड आपको एक नई फ़ाइल, यानी वर्ड डॉक्यूमेंट बनाने में सक्षम बनाता है।
ओपन (Open) :- यह कमांड आपको कंप्यूटर पर पहले से save फाइल खोलने की अनुमति देता है।
सेव (Save) :- इस कमांड का उपयोग कार्य पूरा करने के बाद किसी फ़ाइल को save करने के लिए किया जाता है। आप वर्तमान में जिस फाइल मैं कोई परिवर्तन कर रहे हैं तो उसको भी Save कर सकते हैं।
सेव एस (Save As) :- यह कमांड आपको हार्ड ड्राइव पर अपनी इक्षा के अनुसर स्थान और फ़ाइल नाम के साथ एक नई फ़ाइल को Save करने मैं में मदद करता है।
प्रिंट (Print) :- इस कमांड का उपयोग वर्तमान में खुले दस्तावेज़ की हार्ड कॉपी प्रिंट करने के लिए किया जाता है।
सेंड एंड सेव (Send & Save) :- यह कमांड आपको अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ दस्तावेज़ Share करने की अनुमति देता है, अर्थात आप ई-मेल के माध्यम से या ब्लॉग पर पोस्ट करके दस्तावेज़ भेज सकते हैं।
हेल्प (Help) - किसी सहायता के लिए विंडो ओपन करना।
क्लोज (Close) :- वर्तमान में खुली हुई फ़ाइल को बंद करने के लिए इस कमांड का उपयोग किया जाता है।
2. क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar)
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन के बगल में एक छोटा सा टूलबार होता है। इसमें कस्टमाइज किये जाने योग्य बटन है जो स्वतंत्र कमांड के सेट के साथ आता है। यह अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले कमांड जैसे कि सेव, अनडू, रीडू आदि को शीघ्र करने के लिए शॉर्टकट देता है।
जब आप टूलबार के आगे ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करते हैं तो यह यहाँ और अधिक कमांड की एक सूची दिखती है जहाँ आप क्लिक करके इनको बढ़ा सकते हैं।
3. टाइटल बार (Title Bar)
यह क्विक एक्सेस टूलबार के राइट में होती है जहा बर्तमान में खुले डॉक्यूमेंट का नाम लिखा रहता है।
4. टैब्स एंड रिबन (Tabs and Ribbons )
टैब और रिबन का उपयोग एक्सेल प्रोग्राम में कमांड को एक्सेस करने के लिए किया जाता है।
प्रत्येक टैब के अंतर्गत ऐसे रिबन होते हैं जिनमें बटन होते हैं जो वर्कबुक के साथ काम करने के लिए आवश्यक होते हैं।
जिनका अध्यन हम विस्तार से अगली पोस्ट में करेंगे।
5. स्टेटस बार (Status Bar)
· यह बार स्क्रीन के नीचे प्रदर्शित होती है।
· यह चयनित कमांड का या शीट का संक्षिप्त विवरण प्रदर्शित करने के लिए उपयोग किया जाता है।
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