Content Management
Content Management
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DEFINITION
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Content management (CM) is the process for collection, delivery, retrieval, governance and overall management of information in any format. The term is typically used in reference to administration of the digital content lifecycle, from creation to permanent storage or deletion. The content involved may be images, video, audio and multimedia as well as text.
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Content Management Process(CMS)
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Content management practices and processes can vary by purpose and organization. This can lead to differences in steps or terminology.
The stages of the content management life cycle are:-
1-Organization: The first stage where categories are created, taxonomies designed and classification schemes developed.
2-Creation: Content is classified into architectural categories.
3-Storage: Content format and storage decisions are made based on ease of access, delivery, security and other factors dependent on the organization's needs.
4-Workflow: Rules are designed to keep content moving through various roles while maintaining consistency with the organization's policies.
5-Editing/Versioning: This step involves managing multiple content versions and presentation changes.
6-Publishing: The stage where content is delivered to users, which can be defined as website visitors or internal publishing via the Intranet for employees.
7-Removal/Archives: The final stage where content is deleted or moved to an archive when it is infrequently accessed or obsolete.
Seven stages of content management
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Content Governance
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Content governance provides content creators with structure and guidelines. Digital content management governance can help determine priorities, provide detailed standards, assign ownership for content and provide access control. This helps to create a consistent user experience, minimize content bloat and create internal controls.
Common governance tools that organizations use include content workflows, taxonomies and style guides, along with records management tools which include audit trails for compliance.
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Types of Digital Content Management
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For just about every category of digital content, there is a corresponding tool or process for managing it.
1-Social media content management:-
Social media content management tools help to create an organized social media marketing strategy with defined goals and to analyze engagement. Some social media content management systems include Sprout Social, Google Analytics and BuzzSumo.
2-Web content management: -
Web content management is used to create, manage and display webpages. A web content management system (WCMS) is a program that provides organizations with a way to manage digital information on a website without prior knowledge of web programming and can include components for a specific industry, such as a content management application (CMA) that automates the production of HTML.
3-Mobile content management:-
Mobile content management (MCM) provides secure access to corporate data on smartphones, tablets and other devices. The main components of MCM are file storage and file sharing.
4-Enterprise content management: -
An enterprise content management (ECM) system has components that help enterprises manage data effectively. ECM components are geared to goals such as streamlining access, eliminating bottlenecks and minimizing overhead, along with version control, routing, archiving, content governance and security.
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Content Management Systems and Tools
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In addition to content management platforms for specific content types, there are also general content management systems (CMS) which provide automated processes for collaborative digital content management and creation.
A CMS commonly includes features such as format management, publishing functionality and the ability to update content. A CMS can allow a user to create a unified look and have version control, but a downside is that it often can require specific training for content creators. A digital asset management (DAM) system is another type of CMS that manages documents, movies and other rich media assets. A few examples of notable CMSes are WordPress, Joomla, and Drupal.
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सामग्री प्रबंधन
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परिभाषा
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सामग्री प्रबंधन (सीएम) किसी भी प्रारूप में सूचना के संग्रह, वितरण, पुनर्प्राप्ति, शासन और समग्र प्रबंधन की प्रक्रिया है। यह शब्द आमतौर पर डिजिटल सामग्री जीवनचक्र के निर्माण से लेकर स्थायी भंडारण या विलोपन तक के प्रशासन के संदर्भ में उपयोग किया जाता है। इसमें शामिल सामग्री चित्र, वीडियो, ऑडियो और मल्टीमीडिया के साथ-साथ टेक्स्ट भी हो सकती है।
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सामग्री प्रबंधन प्रक्रिया (सीएमएस)
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सामग्री प्रबंधन प्रथाएं और प्रक्रियाएं उद्देश्य और संगठन के अनुसार भिन्न हो सकती हैं। इससे चरणों या शब्दावली में अंतर हो सकता है।
सामग्री प्रबंधन जीवन चक्र के चरण हैं: -
1-संगठन: पहला चरण जहां श्रेणियां बनाई जाती हैं, टैक्सोनॉमी तैयार की जाती हैं और वर्गीकरण योजनाएं विकसित की जाती हैं।
2-निर्माण: सामग्री को वास्तुशिल्प श्रेणियों में वर्गीकृत किया गया है।
3-भंडारण: सामग्री प्रारूप और भंडारण निर्णय संगठन की जरूरतों पर निर्भर पहुंच, वितरण, सुरक्षा और अन्य कारकों में आसानी के आधार पर किए जाते हैं।
4-वर्कफ़्लो: नियमों को संगठन की नीतियों के साथ निरंतरता बनाए रखते हुए सामग्री को विभिन्न भूमिकाओं में आगे बढ़ने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
5-संपादन/संस्करण: इस चरण में एकाधिक सामग्री संस्करणों और प्रस्तुति परिवर्तनों को प्रबंधित करना शामिल है।
6-प्रकाशन: वह चरण जहां सामग्री उपयोगकर्ताओं को वितरित की जाती है, जिसे वेबसाइट विज़िटर या कर्मचारियों के लिए इंट्रानेट के माध्यम से आंतरिक प्रकाशन के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।
7-निष्कासन/अभिलेखागार: अंतिम चरण जहां सामग्री को कभी-कभी एक्सेस या अप्रचलित होने पर हटा दिया जाता है या संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
सामग्री प्रबंधन के सात चरण
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सामग्री शासन
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सामग्री शासन सामग्री निर्माताओं को संरचना और दिशानिर्देश प्रदान करता है। डिजिटल सामग्री प्रबंधन शासन प्राथमिकताओं को निर्धारित करने, विस्तृत मानक प्रदान करने, सामग्री के लिए स्वामित्व प्रदान करने और अभिगम नियंत्रण प्रदान करने में मदद कर सकता है। यह एक सुसंगत उपयोगकर्ता अनुभव बनाने, सामग्री ब्लोट को कम करने और आंतरिक नियंत्रण बनाने में मदद करता है।
सामान्य शासन उपकरण जो संगठन उपयोग करते हैं उनमें सामग्री वर्कफ़्लो, टैक्सोनॉमी और स्टाइल गाइड के साथ-साथ रिकॉर्ड प्रबंधन उपकरण शामिल होते हैं जिनमें अनुपालन के लिए ऑडिट ट्रेल्स शामिल होते हैं।
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डिजिटल सामग्री प्रबंधन के प्रकार
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डिजिटल सामग्री की लगभग हर श्रेणी के लिए, इसे प्रबंधित करने के लिए एक संबंधित उपकरण या प्रक्रिया है।
1-सोशल मीडिया कंटेंट मैनेजमेंट:-
सोशल मीडिया सामग्री प्रबंधन उपकरण परिभाषित लक्ष्यों के साथ एक संगठित सोशल मीडिया मार्केटिंग रणनीति बनाने और जुड़ाव का विश्लेषण करने में मदद करते हैं। कुछ सोशल मीडिया सामग्री प्रबंधन प्रणालियों में स्प्राउट सोशल, गूगल एनालिटिक्स और बज़सुमो शामिल हैं।
2-वेब सामग्री प्रबंधन:-
वेब सामग्री प्रबंधन का उपयोग वेबपेज बनाने, प्रबंधित करने और प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। एक वेब सामग्री प्रबंधन प्रणाली (डब्ल्यूसीएमएस) एक ऐसा कार्यक्रम है जो संगठनों को वेब प्रोग्रामिंग के पूर्व ज्ञान के बिना वेबसाइट पर डिजिटल जानकारी का प्रबंधन करने का एक तरीका प्रदान करता है और इसमें एक विशिष्ट उद्योग के लिए घटक शामिल हो सकते हैं, जैसे सामग्री प्रबंधन अनुप्रयोग (सीएमए) जो स्वचालित करता है एचटीएमएल का उत्पादन।
3-मोबाइल सामग्री प्रबंधन:-
मोबाइल सामग्री प्रबंधन (एमसीएम) स्मार्टफोन, टैबलेट और अन्य उपकरणों पर कॉर्पोरेट डेटा तक सुरक्षित पहुंच प्रदान करता है। एमसीएम के मुख्य घटक फाइल स्टोरेज और फाइल शेयरिंग हैं।
4-उद्यम सामग्री प्रबंधन: -
एक उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) प्रणाली में ऐसे घटक होते हैं जो उद्यमों को डेटा को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करते हैं। ईसीएम घटक संस्करण नियंत्रण, रूटिंग, संग्रह, सामग्री प्रशासन और सुरक्षा के साथ-साथ पहुंच को सुव्यवस्थित करने, बाधाओं को दूर करने और ओवरहेड को कम करने जैसे लक्ष्यों के लिए तैयार हैं।
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सामग्री प्रबंधन प्रणाली और उपकरण
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विशिष्ट सामग्री प्रकारों के लिए सामग्री प्रबंधन प्लेटफार्मों के अलावा, सामान्य सामग्री प्रबंधन प्रणाली (सीएमएस) भी हैं जो सहयोगी डिजिटल सामग्री प्रबंधन और निर्माण के लिए स्वचालित प्रक्रियाएं प्रदान करती हैं।
एक सीएमएस में आमतौर पर प्रारूप प्रबंधन, प्रकाशन कार्यक्षमता और सामग्री को अद्यतन करने की क्षमता जैसी विशेषताएं शामिल होती हैं। एक सीएमएस एक उपयोगकर्ता को एक एकीकृत रूप बनाने और संस्करण नियंत्रण रखने की अनुमति दे सकता है, लेकिन एक नकारात्मक पक्ष यह है कि इसे अक्सर सामग्री निर्माताओं के लिए विशिष्ट प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है। एक डिजिटल एसेट मैनेजमेंट (डीएएम) सिस्टम एक अन्य प्रकार का सीएमएस है जो दस्तावेजों, फिल्मों और अन्य समृद्ध मीडिया संपत्तियों का प्रबंधन करता है। उल्लेखनीय सीएमएस के कुछ उदाहरण वर्डप्रेस, जूमला और ड्रुपल हैं।
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